A VIKI-ben lehetőség van körlevelek készítésére (Ügyfél / Körlevél menüpont).

A körlevél szerkesztőben bal oldalon láthatjuk a már kiküldött leveleket (ki mikor küldte ki, levél tárgya és egy rövid tartalom). A lista szűrhető évek szerint, illetve a címzettek szerint. (pl.: ha leszűrjük egy ügyfélre, akkor csak azok a levelek jelenek meg, amiket az adott ügyfél is megkapott). A listában tudunk keresni a levél tárgya illetve a levél tartalma alapján is. A listában a ceruza jelre kattintva tudjuk szerkesztésre megnyitni a levelet. Amennyiben nem változtatunk a levél szövegezésén és úgy küldjük ki újra a kiválasztott ügyfeleknek, akkor nem jelenik meg új levéként a baloldali listában. Ha bármit megváltoztatunk rajta, akkor új levélként bekerül a baloldali listába. Amennyiben a levél utáni lista ikonra kattintunk, akkor megnézhetjük a kiküldött levél tartalmát, illetve, hogy kinek és mikor let kiküldve. A listában nyomon követhetjük a levél olvasottságát is. 

Új körlevél létrehozása

• Adjuk meg a levél tárgyát, illetve írjuk meg a tartalmát.
• A szerkesztő alatt körlevél mezőket láthatunk. A szöveg adott pontjára tudunk beszúrni körlevél mezőket (cégnév, adószám, kapcsolattartó, e-mail cím). A levél kiküldésekor ezek a mezők felveszik az ügyfél adatait. A körlevél mezők használhatóak a levél tárgyában is.
• A levéhez tudunk csatolni mellékletet.
• A jobb oldali listában ki kell választani kinek szeretnénk elküldeni. A lista tetején jelennek meg az alapértelmezett csoportok (ügyféltörzs alapján társaságok, egyéni vállalozók stb), illetve a saját vagy központi csoportok. Függetlenül attól mennyi tagja van egy központi, vagy alapértelmezett csoportnak csak azoknak az ügyfeleknek tud küldeni levelet a könyvelő, akikhez rendelkezik jogosultsággal. (pl: Társaságok csoport választása esetén csak azoknak tud e-mailt küldeni akikhez van hozzáférése). A csoportra kattintva kijejőlődnek a csoportba tartozó ügyfelet. Természetesen ez felülbírálható. (pl.: bejelölünk minden társaságot, majd bejelöljük az egyik saját csoportot, akkor a két csoport összeadódik. Ha ez után kivesszük a saját csoportot, akkor megkapjuk azoknak a listáját, akik társaságok, és nincsenek benne a saját csoportban. Lehetőségünk van ezen felül még kézzel is kijelölni vagy kivenni ügyfeleket a kijelölésből).
• Az előnézet gombra kattintva megnézhetjük a kész levelet.
• A küldés gombra kattintva elküldhetjük.