Hívj minket: +36 70 941-26-59

Gyakran ismételt kérdések

Ez egy könyvelőprogram?

Nem, ez nem egy könyvelőprogram. Ez a program egy olyan asszisztens, ami a Te könyvelőprogramodat egészíti ki. Olyan funkciókat tartalmaz, ami megkönnyíti a könyvelők mindennapjait. Folyamatosan figyeli az ÁNYK-t, automata e-maileket küld ki, segíti az ügyfelekkel való kapcsolattartást. Nem utolsó sorban pedig rengeteg időt takarít meg, ezáltal több szabadidő jut másra.

Kiknek javasolt a VIKI, a Könyvelő Asszisztenshasználata?

Elfoglalt könyvelőknek, könyvelőirodáknak, könyvelő iroda vezetőknek és azok ügyfeleinek. Mindenkinek aki a könyvelői világban időt szeretne megspórolni magának és azt más tevékenységre fordítani.

Mire jó a VIKI, a Könyvelő Asszisztens?

Az adófizetési értesítő feladata a könyvelőirodák mindennapjainak megkönnyítése. Két fejtája van:
1.: Automata adófizetési értesítő
2.: Kézi kiküldésű adófizetési értesítő
Az program könnyen átlátható formában e-mailben küldi meg a könyvelőiroda ügyfeleinek a fizetendő adóit. Az értesítő akár egy kattintásra kiküldhető. Amelyik értesítő automatizálható azokat a rendszer előre meghatározott időben kiküldi az ügyfél részére. Pl.: TAO esetén a beszámoló készítéskor fel lehet vinni az előlegek összegét és egy évre le van róla a gond. Nem kell mindig ugyanazokat a leveleket legépelni és kikeresni a fizetendő adó összegét az excelekből. Ráadásul az ügyfélkapun keresztül beküldött bevallásokat is hozzátársítja a rendszer. Ezáltal könnyen áttekinthető, hogy minden bevallást elkészült-e, illetve be lett-e küldve. A NAV befogadta-e a bevallást, esetleg elutasította. Úgy működik, mint egy könyvelő asszisztens, aki az Ön keze alá dolgozik.

Nem vagyok egy számítógép zseni, akkor is javasolják a programot?

Minden esetben javasoljuk a VIKI könyvelő segéd használatát, mert igen felhasználóbarát felülettel rendelkezik. A beállításában tudunk telefonos segítséget adni Neked, így nem kell félnie, hogy nem boldogulsz vele egyedül. A VIKI honlapján megtalálod a program kézikönyvét is, melyben szintén könnyen eligazodhatsz menüről menüre. A program fejlesztésekor szem előtt tartottuk, hogy a könyvelőirodák nem rendelkeznek programozói tudással. Sokkal egyszerűbb ezt a programot egyszer helyesen beállítani, mint kínosan magyarázkodni, ha elfelejtjük értesíteni az ügyfelünket egy-egy fizetendő adó határidejéről és összegéről.

Előfizettem a programra, mennyi idő után tudom élesben használni?

Amint beérkezett a csomag díja hozzánk, azonnal megadjuk a hozzáféréshez szükséges adatokat.

Mi a program legnagyobb előnye számomra?

A program időgenerátorként is felfogható, tehát a Te számodra egyértelműen a több szabadidő.

Eddig miért nem dobtak a piacra hasonló programot?

Azért mert eddig nem volt arra példa, hogy könyvelő és programozó összefogva alkossanak egy olyan programot, ami a könyvelői igényeket szolgálja ki. Ehhez fontos volt az, hogy a két szakterület együtt gondolkodjon.

Ha úgyis megkapom az ügyfeleim Ügyfélkapus visszaigazoló emailjeit a postafiókomba, akkor minek használjam a VIKI-t?

Azért mert az Ügyfélkapus visszaigazoló emaileket külön-külön meg kell nyitni és át kell olvasni, ha tudni akarod, hogy a NAV befogadta-e a bevallást. Ez a Könyvelő asszisztens helyetted nézi át az Ügyfélkapus visszaigazoló emailek státuszát és jelzi a programban minden egyes ügyfél neve mellett azokat. Tehát Neked nem csak, hogy nem kell egyesével végig olvasni azokat, hanem egymás alatt összesítve láthatod azok állapotát. A folyamat teljesen automatizált.

Miben segít nekem ez a program?

Ez a program időt takarít meg. A Segéd különlegessége az automatizálásban rejlik. Neked nem kell helyhez kötötten az irodádban ülni és manuálisan kiküldeni külön-külön minden egyes értesítőt. Akár nyaralhatsz is, a program akkor is dolgozik helyetted. Természetesen ehhez fontos, hogy az ügyfeleket és a fizetendő adók paramétereit előre felvegyük a rendszerbe. Ha Te is unod már, hogy állandóan emaileket írsz és külön-külön böngészed a NAV-os visszaigazoló e-mailek tartalmát, akkor MÁTÓL ENNEK VÉGE! A megspórolt időt pedig akár új ügyfelek szerzésére is fordíthatod. Több idő, több pénz! Vagy több időt tölthetsz a gyermekeiddel, vagy akár több időd lesz a barátaidra, vagy hogy színházba járj.

Milyen alapbeállítások szükségesek a VIKI használatához?

Gyorsan és könnyen elvégezhető alapbeállítások szükségesek, melyek a kézikönyvben is elérhetőek a honlapunkon keresztül. Ezek közé sorolható: az alapadatok megadása, az ügyfelek felvétele, a könyvelők hozzáadása, a kliens program telepítése, az adók beállítása és a feladatok megadása. De ne ijedj meg, ebben mind segítünk.

Mennyire biztonságos a program?

A rendszer saját szerveren fut. Minden könyvelőiroda szeparált adatbázisrészben van. Az értesítők kiküldéséhez saját levelezőrendszert használunk. A programba való belépéshez hitelesítés szükséges. A jelszavak titkosítva kerülnek letárolásra. Öt sikertelen kísérlet esetén a rendszer zárolja a felhasználó fiókját. A rendszer minimálisan csak annyi adatot tárol, ami a feladatok elvégzéséhez szükséges. Könyvelőprogram kapcsolat esetén tényleges könyvelési adatok nem kerülnek át a rendszerbe csak a kész összesítő kimutatások. A fejlesztők mindent megtesznek, hogy a lehető legjobban védjék az adatokat. Az adatokat semmilyen körülmények között nem adjuk át harmadik félnek, az adatokon nem végzünk semmiféle elemzést. A szerződés lejáratát követően, amennyiben nem kívánják meghosszabbítani azt, a felhasználó adatait véglegesen töröljük a rendszerből.

Milyen rendszert használ az értesítők kiküldéséhez?

A rendszer saját levelező szervert használ az értesítők kiküldéséhez. Ezáltal is biztosítva, hogy az ügyfelek e-mail címei, adatai, nem kerülnek ki a rendszerből. Ez okból nem használunk hírlevél küldő rendszert. Számunkra az egyik legfontosabb szempont az ügyfeleink biztonsága és nyugalma.

Hogyan működik az nyomtatványkitöltő (ÁNYK) kapcsolat?

Egy kliens programot kell telepíteni a nyomtatványkitöltő programot tartalmazó számítógépre. A kliens program csak a küldendő illetve az elküldött mappákhoz fér hozzá. Ezekben a mappákban a bevallások már titkosítva vannak, ezáltal a bevallás bel tartalmához nem fér hozzá a program. A program az itt talált bevallások fejléce alapján egy listát készít, amit a VIKI rendszer számára továbbít. A VIKI rendszerben az ügyfelekhez rendelt adók mellet láthatóvá válik, hogy van-e megjelölt, vagy beküldött bevallás a rendszerben. Ennek az a feltétele, hogy meg legyen adva annak a postafióknak a belépési adatai, ahova a magyarorszag.hu küldi a bevallásokkal kapcsolatos visszaigazolásokat. A rendszer azt is nyomon tudja követni, hogy a NAV befogadta-e a nyomtatványt, vagy esetleg valamilyen hibával visszautasította. Mindezt egy táblázatos formában jeleníti meg a könyvelőnek, ahol ő könnyen ellenőrizheti, hogy az adott bevallások sikeresen beküldésre kerültek-e. Pl.: ÁFA bevallás esetén csak az adott hónap oszlopán kell végigtekinteni és már látható is, hogy kinek sikerült a bevallása.

Járulékfizetési értesítő küldésére is alkalmas a rendszer?

Igen. A rendszerben csak meg kell adni, hogy az adott ügyfélnek melyik adófajtára mennyit kell fizetni. Csatolható mellé bérjegyzék, letiltási jegyzék, stb. Végezetül egy kattintás és már ki is küldi a rendszer az ügyfélnek a szépen megformázott értesítőt (kedvezményezettel, számlaszámmal, közleménnyel) a csatolmányokkal együtt. Amennyiben be van állítva másodlagos e-mail cím minden értesítőből egy példányt arra is elküld a rendszer. Így a könyvelő is kaphat egy példányt abból, amit az ügyfél megkapott. Annyi eltéréssel, hogy az Ö példányában benne van mikor és kinek lett az eredeti elküldve. Ez azért jó ugye, mert az ügyfél ne tudja letagadni sem, mert mi is vissza tudjuk keresni percre pontosan, hogy mikor kapta meg a tájékoztatást.

Az ügyfél folyószámláján lévő tartozásról tudok értesítőt küldeni?

Igen. Elegendő kiválasztani az ügyfelet. Ekkor megjelennek az ügyfélhez felvett adónemek. Amelyiken van tartozás, akkor oda meg kell adni a tartozás összegét és már megy is az ügyfélnek az értesítő mely tartalmaz minden az utaláshoz szükséges adatot. Opcionálisan levélszöveg is írható hozzá.

Hogyan működik a könyvelőprogram kapcsolat?

A könyvelőprogramot tartalmazó gépre el kell helyezni egy kis kliens alkalmazást, ami átnézi a könyvelőprogramban található könyvelést. Az adatokból összesítő listát készít, majd azt továbbítja a VIKI rendszer felé. Ezek a listák csak összesítő adatokat tartalmaznak, nem tartalmaznak tényleges könyvelési adatokat. Ezzel a funkcióval rengeteg idő megspórolható és könnyebbé válik az ügyfelek felé például az eredmény kimutatást prezentálni. Ez a modul szintén az automatizálást segíti elő. Jelenleg RLB (mindkettő), Kulcs-Soft és Infotéka kontír net programokkal van összekötve, a VIKI.

Akkor is tudom használni a programot, ha nem rendelkezem kompatibilis könyvelő programmal?

Természetesen minden adat kézzel is megadható a rendszerben, így szinte minden funkciót tud használni a rendszerben. Ez alól az egyedüli kivétel a könyvelési tételszámok megadása. Ezen adatokat csak a könyvelő program tudja módosítani. A fejlesztők folyamatosan bővítik a segéddel kompatibilis könyvelőprogramok listáját, az ezzel kapcsolatos igényét is tudja jelezni felénk. Egyeztetések után körülbelül kettő munkanap alatt elkészül az összekapcsolódás.

A könyvelőiroda ügyfelei is hozzáférnek az adataikhoz?

Abban az esetben, ha könyvelő jogosultságot ad az ügyfele részére, akkor az ügyfél bejelentkezés után hozzá tud férni a cége adataihoz (számára kiküldött adók, eredménykimutatás havi bontásban, Pénztár, Tagi kölcsön egyenlege, rögzített tételszámok).

Ha elutazom vagy nyaralok, akkor is ugyanúgy működik a VIKI?

Igen, a Segéd akkor is dolgozik helyetted, tehát kiküldi azokat az adóértesítőket, amiket előre beállítottak. A program megalkotását pont ez a cél vezérelte, hogy Neked több szabadidőd legyen.

Honnan tudok belépni a VIKI-be?

A VIKI-be TE és az Ügyfeleid beléphetnek a Te saját webhelyéről, de ha nem szeretnéd a honlapodba ezt beépíteni vagy még nincs saját honlapod, akkor a www.v-ado.hu oldalról is be tudsz jelentkezni.

Az ügyfelemnek több cége is van. Minden céghez külön felhasználónevet kell létrehoznom?

Nem. Elegendő csak egy felhasználónevet létrehozni és azt hozzá rendelni a megadott cégekhez. Ekkor az ügyfél bejelentkezés után egy listából tud választani, hogy melyik cégének az adatait szeretné megtekinteni.

Amennyiben nem akarok hozzáférést adni az ügyfelemnek a rendszerhez tudom Öt egyszerűen informálni a cégének az adatairól?

Igen. Az eredménykimutatás egy kattintásra elküldhető az ügyfél részére. Amennyiben szeretnél, még kísérő levelet is írhatsz hozzá. Az eredménykimutatás az ügyfél, laikus számára is könnyen értelmezhető formában kerül kiküldésre, felesleges mezőket és adatokat nem tartalmaz.

Az ügyfeleim adatait fel tudom tölteni csoportosan vagy csak egyesével tudom megadni?

Van lehetőség csoportos beolvasásra. Excel táblából lehetőség van az ügyfelek adatainak tömeges megadására. Az ehhez szükséges mintatáblát le tudod tölteni a rendszerből. A táblát visszatöltve a programba a rendszer fel is veszi az ügyfelek adatait. Ezzel szintén rengeteg idő megspórolható.

A program tegezi vagy magázza az ügyfeleket?

Minden ügyfélnél megadható, hogy a rendszer tegező vagy magázó értesítőket küldjön ki a részére. Amennyiben van megadva kapcsolattartó, akkor nevesítve küldi ki a rendszer a leveleket. A rendszerben van egy barátibb hangvételű megszólítás is. Ezt beállítva egyszerűen csak Szia a megszólítás.

A rendszerbe minden adófajtát nekem kell beállítani?

Nem. A legáltalánosabb adófajtákat előre beállítjuk minden ügyfél részére. Ezek szabadon megváltoztathatóak/bővíthetőek. A helyi adóknál elegendő egy már korábbi adótípus adatait átírni és újként létre lehet hozni. Pl.: alapértelmezetten IPA esetén a budapesti Iparűzési adót állítjuk be a rendszerbe. Amennyiben a könyvelő valamelyik ügyfele például Debrecenbe van bejelentve elegendő kiválasztani a korábbi IPA típust megadni a Debreceni önkormányzat adatait és elmenteni újként. És már lehet is használni.

Ha változik egy önkormányzat bankszámlaszáma minden adónál meg kell egyesével változtatnom?

Nem, elegendő az adótípusnál megadni az új számlaszámot és attól kezdve már azzal a számlaszámmal küldi ki a rendszer az értesítőket.

Van valami korlátozás az eltérő csomagok között?

Nálunk minden csomag tartalmaz minden modult. Minden könyvelőnek megadjuk a lehetőséget, hogy a teljes programot használhassa és minden ügyfelünket egyenlően kezeljük. Az egyedüli korlátozás az aktív ügyfelek száma. A rendszerben csak a csomagban meghatározott ügyfélszámig lehet aktív ügyfél. Inaktív ügyfelek nem számítanak bele a korlátozásba. Fontos! Inaktív ügyfél részére nem kerül kiküldésre értesítő.

Mi van akkor, ha egy ügyfelem elmegy év közben?

Ebben az esetben az ügyfelet inaktívra kell állítani. Ettől kezdve az Ő részére több értesítő nem kerül kiküldésre. A helyére egy új ügyfelet fel lehet vinni. Ez az ügyfél nem számít bele a csomag korlátozásába.

Mi van akkor, ha az ügyfelem visszatér?

Ebben az esetben elegendő az inaktív ügyfelet aktív státuszúra átállítani.

Hány könyvelő adható hozzá a felhasználói fiókomhoz?

Korlátlan, tehát bármennyi.

Csomagot lehet felfelé változtatni?

Természetesen bármikor lehetősége van a csomagot felfelé módosítani. Ebben az esetben csak jeleznie kell felénk. Természetesen ez Önnek csak a két csomag közötti különbözetbe kerül.

Csomagot lehet lefelé változtatni?

Minden évváltásnál lehetőség van a csomagot lefelé módosítani. Csak jeleznie kell felénk.

A programba lévő feladatokhoz lehet dokumentumot csatolni?

Igen. Abban az esetben amennyiben megadásra került egy tárhely, elérési lehetőséget tudsz a feladathoz dokumentumot csatolni. Az adatok a Te tárhelyeden kerülnek letárolásra. A VIKI rendszer csak az elérést biztosítja a dokumentum, a könyvelő, és az ügyfél között.

Követi a Segéd az esetleges NAV jogszabályi változásokat?

Igen, de a testre szabás folyamán a könyvelő mindent előre be tud állítani az aktuális határidőknek és jogszabályi vonatkozásoknak megfelelően.

Mi a biztosíték arra, hogy előfizetek és nem szűnik meg a program?

A fejlesztők célja az ügyfelek elégedettsége és egy hosszútávú együttműködés, ennek érdekében mindent megtesznek a zavartalan működésért.

A tárhelyhez szükséges bármiféle programozási ismeret?

Nem. A letöltött programot csak el kell helyezni a tárhelyen és megadni az elérési utat a VIKI rendszerben. Ezt követően már használhatja is a funkciót.

Olyan e-mail fiókom van ami nem támogatja az IMAP elérést, hogyan tudom beállítani az ügyfélkapus kapcsolatot?

Abban az esetben, ha nem rendelkezel olyan e-mail címmel, ami támogatja az IMAP elérést, mi tudunk biztosítani egy postafiókot a Te számodra, ahova az ügyfélkapus e-maileket át tudod irányítani. Ez a postafiók maximum 30 napig tárolja az ügyfélkapus visszaigazolásokat ezt követően a rendszer a leveleket automatikusan törli. A beállítással kapcsolatban keress nyugodtan.

Mire jó az időoptimalizálás?

Az időoptimalizálással nyomon tudod követni, hogy a könyvelőiroda melyik ügyfelével mennyi időt foglalkozott. Melyik könyvelőnek milyen a leterheltsége. A modullal jól meghatározható, hogy melyik ügyféllel, melyik könyvelő, milyen témakörben menyi időt töltött el, havi vagy akár éves összesítésben. Ezzel nagyban növelhető a könyvelőiroda hatékonysága. Amennyiben szükséges, akkor ez alapján az ügyfelük által fizetett díjszabást is lehet változtatni.

Te sem igazodsz el könnyen a NAV-os visszaigazoló emaileken?

A VIKI Könyvelő Asszisztenssel ennek vége. Az e-maileket elolvassa helyetted és nem csak, hogy elolvassa, de értelmezi és az alapján jelzi a bevallások állapotát.

Te is unod mindig ugyanazokat az e-maileket megírni és kiküldeni?

Nagyon sok könyvelői visszajelzést kaptunk, hogy mennyire monoton minden ügyfél esetén egyesével megírni az ügyfél értesítő levelek tartalmát és aztán azt manuálisan kiküldeni. Arról nem beszélve, hogy mennyire kínos, ha kiderül, hogy valamely adó nem került befizetésre, azért mert nem értesítettük időben az ügyfelet. Sok dolog elterelheti figyelmünket ezekről a fontos dolgokról.

Minek foglalkozzak a programmal, mikor nagyon elfoglalt vagyok, hogy beállítsam?

Pontosan amiatt, mert elfoglalt vagy. Mi időt szeretnénk a Te kezedbe adni. Lehet, hogy elsőre úgy tűnik bonyolult a program és vesződni kell a beállításával, de ez nem így van. Elegendő egyszer megadni minden paramétert és onnantól kezdve automatizált a folyamat. Fogalmazhatunk úgyis, hogy a VIKI egy idő generátor a Te számodra.

Miért javasolják a programot, ha ebben is ugyanúgy fel kell vinni az adatokat?

Azért javasoljuk a Segédet, mert itt elegendő minden ügyfelet és a hozzájuk rendelt adótípusokat egyszer beállítani helyesen és onnantól kezdve automatizáltan kimennek az ügyfél értesítők, illetve összesítve láthatóak a bevallások NAV általi feldolgozottsága. Ezekkel a különleges időhatékony funkciókkal teljesen egyedülálló programot használhat.

Mikor lett létrehozva a segéd, tehát mennyire új a piacon?

2015-ben került leprogramozásra a VIKI adófizető értesítő és azóta egyre több könyvelőiroda mindennapjait könnyíti meg. Rengeteg könyvelőnek tudtunk abban segíteni, hogy időt spóroljanak meg és azt arra fordítsák amire csak szeretnék, például a hobbijukra vagy a szeretteikre. A felszabadult időt sok könyvelő új ügyfelek szerzésére fordította.

Mi van akkor, ha nekem volna ötletem, hogy még milyen funkciókat lehetne beletenni?

Ezt légy szíves jelezd felénk és ha a fejlesztőink úgy ítélik meg, akkor hozzáadják a VIKI-hez. Sokan jeleztek már eddig is fejlesztői igényt és elmondhatjuk, hogy nagy részben eleget is tudtunk tenni a kéréseknek. A VIKI folyamatosan bővül, szinte havonta kerülnek fel bővítések a rendszerbe.

Én is megkapom a rendszerbe az új bővítéseket?

Igen, nálunk nincsenek modulok, mindenki mindnet használhat, ami már egyszer belekerült a programba, és minden új fejlesztés is használható lesz ami, a jövőben fog belekerülni. A program célja, hogy a könyvelőknek minél több szabadideje legyen.

Honnan fogok arról értesülni, hogy valami új, esetleg számomra is érdekes került a VIKI-be?

Szerződött ügyfeleinknek minden új funkció bevezetésekor e-mail tájáztatót küldünk, melyben röviden leírjuk az esetleges program változásokat és részletes leírást adunk az új funkciókról/lehetőségekről

Meddig kell befizetnem a program csomag díját ha hosszabbítani szeretnék?

A lejárat előtt 20 nappal megy ki díjbekérő és ez alapján kell befizetni a csomag díját, ellenkező esettben korlátozásra kerül a felhasználói fiók, tehát ez egy automatizált folyamat.

Mennyibe kerülnek a csomagok?

A csomagok díját a főoldalon és az Árak menüpont alatt is megtalálod. A csomagok csak a kezelt ügyfélszámokban térnek el, funkciójukban nem különböznek.

Kötelező minden modulját és funkcióját használnom a programnak?

Nem, nincs ilyen korlátozás. Te azt a funkciót és olyan gyakorisággal használhatod, ahogy szeretnéd. Ha például a könyvelőprogrammal nem szeretnéd összekötni a VIKI-t vagy a feladatkezelőt nem szeretnéd használni, akkor sincs semmi probléma, ám a maximális kényelem és időoptimalizálás érdekében erősen javasolt.